Een wiki in je bedrijf!

Voordat ik van wal steek over wat een wiki kan bijdragen aan een bedrijf en hoe je met de introductie hiervan moet omgaan doe ik er waarschijnlijk verstandig aan om wat uitleg te geven over een wiki en met welk doel deze over het algemeen ingezet worden (of zouden moeten worden).

Wiki

Het woord wiki vind zijn oorsprong in Hawaii en betekent vrij vertaald zoiets als ’snel’ en ’bewegelijk’. Door het werk van Ward Cunningham en Wikipedia is op internet het woord wiki ook synoniem komen te staan voor een set pagina’s die vrijelijk door iedereen aangemaakt en bewerkt kunnen worden. Als we beide definities samenvoegen kunnen we zeggen dat een wiki een snel en bewegelijke omgeving is waarin iedereen informatie kan toevoegen en deze actueel houden.

Eigenlijk is dat precies wat je binnen een bedrijf wil, een centrale plek waar alle benodigde informatie staat en de gezamenlijke verantwoordelijkheid om deze informatie actueel te houden. Toch is de praktijk vaak anders. Mensen werken achter hun eigen machine aan documenten en ideeën. Veel van deze documenten vinden uiteindelijk de weg naar de prullenbak, zonder dat iemand er naar gekeken heeft of de nuttige informatie er uit heeft kunnen halen, omdat bijvoorbeeld het document niet meer relevant bleek te zijn voor het project.

Als de economische crisis iets heeft bereikt is het wel dat meer en meer bedrijven inzicht willen hebben in wat er nu gebeurt en ook dat deze kennis gedeeld wordt tussen de verschillende mensen en afdelingen. Dit is dan ook in de meeste gevallen het doel van de introductie van de wiki in je bedrijf; meer inzicht creëren in het verrichte werk met als ultime doel eerder te kunnen sturen en te voorkomen dat werk dubbel uitgevoerd wordt.
Klinkt allemaal niet onlogisch toch? Hou het doel goed voor ogen want tijdens de introductie van een wiki in je bedrijf kom je een aantal keuzes te staan waar je de opties tegen je doel moet afwegen.

Keuzes

Bij de introductie van een wiki binnen een organisatie moeten ook keuzes gemaakt worden. Twee daarvan zijn zo fundamenteel dat ik mijn handen eraan durf te branden door deze te bespreken. In de ideale wereld zouden deze keuzes trouwens niet bestaan of op z’n minst als onbelangrijk worden afgewimpeld.
Strenge controle of vrije hand

Het sterke punt van een wiki is de lage drempel waarmee informatie kan worden toegevoegd. Het is de essentie van het hele systeem. Maar met het aanmaken van de informatie bereiken we ons doel niet, want als de informatie vervolgens niet meer terug gevonden kan worden had je het eigenlijk niet toe hoeven voegen. Ik heb dit probleem op verschillende manieren getackeld zien worden, allemaal met hun voor- en nadelen.

Elke wiki heeft wel een manier om op het hoogste niveau informatie in te delen, mijn favoriet Confluence noemt dit spaces. Spaces representeren bepaalde onderwerpen, afdelingen of thema’s. De optie om deze spaces aan te maken staat in veel gevallen uit voor de ’gewone’ gebruiker. Over het algemeen zijn spaces een goede manier om informatie gescheiden te houden, maar er worden vaak fouten gemaakt bij het bepalen van deze spaces.

In veel gevallen worden spaces aangemaakt op afdelingsniveau. Het voordeel hiervan is dat een afdeling zich snel thuis voelt; het is een vrij natuurlijke scheiding binnen een bedrijf. Het nadeel is dat er niemand van een andere afdeling deel kan nemen in de discussie – men rommelt niet graag in andermans space, wat de informatiedeling tussen de afdelingen niet ten goede komt.

Het is natuurlijk ook mogelijk om spaces aan te maken op onderwerp/thema. Het grootste voordeel hiervan is dat de informatie beschikbaar is voor alle afdelingen. Iedereen die geïnteresseerd is in een bepaald onderwerp heeft de mogelijkheid om mee te lezen of bij te dragen. Natuurlijk zijn er ook onderwerpen waarvan je alleen geïnteresseerd bent in de mening van je eigen afdeling en ... waar plaats je de afdelingsagenda.

Spaces kunnen standaard niet door iedereen worden aangemaakt, en met reden. Denk maar eens aan het gezegde ’Door de bomen het bos niet meer zien’: vrije toegang tot het maken van spaces vraagt om wildgroei. Maar maak het ook niet onmogelijk voor mensen om een extra categorie of space toe te voegen, dat staat haaks op het doel van je wiki.

’Op zijn beloop laten gaan’ is een strategie die ik ook veel voorbij heb zien komen; onze eigen wiki is daar een mooi voorbeeld van. Persoonlijk ben ik een groot voorstander van deze strategie, maar het is een strategie met een houdbaarheidsdatum. Afhankelijk van de organisatie loop je ooit eens tegen deze datum aan en moet het wiki beheerd of gemodereerd gaan worden. Informatie moet gebundeld worden en in de juiste space terecht komen. Iedereen heeft wel eens staan bikken op een pan van de week ervoor. Had je de afwas netjes elke dag gedaan had het veel minder tijd gekost.

Wie mag wat zien

Binnen elk bedrijf zijn er wel documenten die (nog) niet bedoeld zijn voor het publiek. Dit kan zijn omdat het nog een work-in-progress is of omdat de salarissen van iedereen er in staan. Toch is er geen goede reden te verzinnen om deze pagina’s niet op een wiki te zetten. Security is vaak te regelen op space- of paginaniveau en hiermee kan je een space ’Bedrijfscijfers’ zonder problemen alleen toegankelijk maken voor directie en administrateur.

Deze afscherming maakt de drempel om informatie op een wiki te zetten weer een stuk lager, maar er zit ook een valkuil in. Wat als iedereen pagina’s aanmaakt welke alleen zij mogen inzien? Feitelijk gezien heb je een online office pakket gecreëerd maar de oorspronkelijke doelstelling heb je niet gehaald. In Confluence kan je om die reden de ’restriction’ uitzetten voor de meeste gebruikers.

Toch is het ‘publiek’ maken van je teksten best een stap voor veel mensen, dit is vaak een cultuur switch binnen een bedrijf en deze zijn, op z’n minst, lastig. Toch moet je jezelf, als mens of als organisatie, eens afvragen wat er nu eigenlijk in zo’n document staat en of het nu echt zo erg is als deze informatie gelezen kan worden door andere mensen binnen je bedrijf.

Goed nadenken

Schrijven is toch bijzonder en na het terug lezen van het eerdere schrijven kan ik er geen mooie conclusie aanplakken. Maar dat is ook een beetje de essentie, er is geen silver bullet voor het opzetten van een wiki in je bedrijf. Maar als ik dan toch moet afsluiten met een goed advies, al is het een beetje een dooddoener dan zou dat het volgende advies zijn. Bij de introductie van een wiki in je bedrijf moet je goed nadenken over het doel, goed nadenken over de vrijheid binnen het systeem en goed nadenken over beveiliging, maar… Niet te lang, er komt een punt dat je het gewoon moet introduceren en kijken hoe het groeit.

En dan, bij het schrijven van de laatste zin schiet mij het woord acceptatie binnen. “Hoe zorgen dat iedereen het ook daadwerkelijk gaan gebruiken?” Hopelijk kan ik daar op een later tijdstip op terug komen (-:

Deze blog is ook verschenen op blog.stefankohler.nl