Stroomlijning van de financiele keten met XBRL

Een van de veelbelovende standaarden binnen het XML bereik is XBRL, eXtensible Business Reporting Language. Het ultieme doel is het standaardiseren en automatiseren van het financiele rapportage proces. Dit artikel belicht de mogelijkheden die XBRL op dit vlak biedt.



Doe het beter met XBRL


Schandalen rondom organisaties als Enron en Worldcom hebben voor een vertrouwenscrisis gezorgd tussen de opstellers en professionele gebruikers van financiële informatie. Zelfs de grootste tegenstanders van verslaggevinghervorming zijn het erover eens dat er iets moet veranderen. Steeds harder klinkt de roep om eenduidige accounting standaarden. Maar ook integriteit, transparantie en een helder rapportageproces zijn noodzakelijk om deze crisis te bezweren. De eenduidige rapportage standaard gaat in de richting van de Internationale Accounting Standards (IAS). Maar hoe zit het met de andere elementen?

De rapportage keten


Professionele gebruikers van financiële informatie beginnen zich iets te realiseren wat elke controller al lang weet. Namelijk dat veel van de waarde van informatie tijdens het rapportageproces verloren gaat. Ondanks omvangrijke investeringen in internet en ERP lijken transparantie en een heldere rapportageproces lijken nog ver weg. Transparantie zal niet worden gerealiseerd door meer gegevens maar door betere gegevens op te leveren. Dit raakt elke controller, elke CFO, elke analist en elke belanghebbende.

Op de holding van een grote multinational maatschappij ontvangt men maandelijks informatie van enkele honderden dochters. Ondanks een dik ‘accounting handboek’ leveren de dochters hun informatie in een keur van formaten aan. Zelfs indien gekozen wordt voor standaardisering van het financiële Software pakket zijn de implementaties en uitgeleverde formaten verschillend. Wil deze holding de informatie gebruiken dan moeten de rapportages, die vaak onjuistheden of niet alle informatie bevatten, verwerkt of zelfs ingevoerd worden in de eigen analyse applicaties. Nadat de informatie is gecontroleerd, genormaliseerd, gecorrigeerd en geconsolideerd kan de informatie worden doorgerapporteerd aan een ‘credit rating organisatie’ waar het hele proces weer van vooraf aan begint. De holding uit dit voorbeeld kan eenvoudig worden vervangen door een overheidsinstelling, een toezichthouder of een bank die informatie ontvangt van vele organisaties. De bouwstenen van de rapportageketen zijn universeel

Als transparantie en inzicht in de interne informatiestromen niet op uw agenda of de agenda van uw CFO staan, kunt u hier stoppen met lezen. In dit artikel zullen wij namelijk een ontwikkeling bespreken die kan zorgen voor stroomlijning van het totale rapportageproces.

XBRL


XBRL (eXtensible Business Reporting Language) kan organisaties helpen hun interne en externe rapportageproces te stroomlijnen. Niet alleen bepaalde delen van de financiële administratie, het grootboek of het consolidatietraject. De financiële rapportage keten bevat alle processen vanaf het vastleggen van de brongegevens tot aan het extern rapporteren richting beurs, aandeelhouder of bank.

XBRL is een open, op XML gebaseerde techniek die beschrijft hoe een rapportage kan worden opgebouwd en wat de relaties tussen de verschillende elementen zijn. Verschillende rekeningschema’s, (verouderde) systemen en verschillende boekingsgangen kunnen met behulp van XBRL op eenvoudige wijze worden geïntegreerd. XBRL is ontwikkeld door een consortium van 150 organisaties die het best kunnen worden omschreven als de grootgebruikers van bedrijfsinformatie; toezichthouders, analisten, banken, accountants en professionele beleggers. Door de gehele financiële rapportage keten blijkt een grote behoefte te bestaan aan transparantie en eenduidige afspraken.
Een gebruiker van XBRL hoeft geen kennis te hebben van de techniek, net als een automobilist kan genieten van zijn mobiliteit zonder te weten hoe een auto precies werkt. Toch is enige kennis van XBRL relevant voor het begrijpen van het concept. Daarom worden twee belangrijke bouwstenen van het totale concept kort besproken; taxonomies (waarin de standaard is vastgelegd) en stylesheets (waarmee de vorm van het document kan worden bepaald).

Standaardisatie


De taxonomie definieert alle elementen waaruit een rapportage kan worden opgebouwd. Tussen de elementen in een rapportage bestaan vele relaties, bijvoorbeeld; gebouwen>materiële vaste activa>vaste activa >balans debet. In een taxonomie wordt deze structuren en de onderlinge relaties vastgelegd. In een taxonomie bestaat eveneens de mogelijkheid om validatie- en rekenregels vast te leggen. Door gebruik te maken van de rekenregels in combinatie met standaard XML technieken kan een XBRL document reeds bij de bron op een groot aantal aspecten gecontroleerd worden.
Omdat XBRL geen inhoudelijke rapportagestandaard is, zoals bijvoorbeeld IAS en US-GAAP, ontstaan er per regio en per rapportagetype verschillende taxonomieën. Met behulp van de door XML geboden functionaliteit, is het mogelijk om elementen uit verschillende taxonomieën met elkaar te vermengen in één rapportage en in elke willekeurige vorm weer te geven. Hierdoor biedt XBRL de mogelijkheid om standaarden en afspraken binnen een organisatie vast te leggen en af te dwingen. En niet alleen de financiële waarden, maar ook op de niet financiële gegevens zoals productiviteit, risico’s of uitgaven management opties.
Met een eigen bedrijfsspecifieke taxonomie kan het gehele rapportageproces tot aan ‘de voordeur’ op XBRL worden gebaseerd. De organisatie wordt van binnenuit gestroomlijnd om adequaat en efficiënt gestuurd te worden. Tevens kan op eenvoudige wijze extern, geautomatiseerd en doelgericht informatie worden verstrekt aan een keur van belanghebbenden.

Vorm onafhankelijk rapporteren


Met behulp van XML Stylesheets kan een XBRL-document op oneindig veel manieren worden geconverteerd, bijvoorbeeld als een opsomming van feiten of als een specifiek elektronisch of papieren verslag. XML koppelt de data los van de vorm en de specifieke functie. Hierdoor varieert een XBRL-document qua uiterlijk en inhoud afhankelijk van het doel en de gebruiker. Het reduceert de inspanning die nodig is voor het op vele malen invoeren, controleren en consolideren van gegevens en het prepareren van rapportages voor verschillende belanghebbenden. De rapportage cyclus kan hierdoor aanzienlijk worden verkort.
Standaardiseren van de structuur en context van rapportages en het loskoppelen van de vorm en inhoud. Dit zijn de belangrijke stappan om een beter en efficiënter rapportageproces te realiseren. Het resultaat van een gestroomlijnd rapportageproces is een aanzienlijke versnelling van de gemiddelde tijd die nodig is om de boeken af te sluiten en een beter interne financiële beheersing.
Steeds meer systeemleveranciers ondersteunen het gebruik van XBRL. Met standaard functionaliteit waarmee taxonomies kunnen worden gedownload, gewijzigd en worden gekoppeld aan de interne databronnen. De kans is groot dat deze functionaliteit zich ook in uw (financiële) applicaties bevindt.

Een wereldwijde standaard?


Taxonomieën zijn in twee categorieën te verdelen: generieke en organisatiespecifieke taxonomies. De ontwikkeling van generieke taxonomieën wordt gestuurd door de aanwezigheid van belangrijke accountingstandaarden of kunnen worden opgelegd door een toezichthouder of overheidsinstantie. Generieke taxonomieën zijn over het algemeen te vinden op het internet en kunnen vrij worden gebruikt. Voor een organisatiespecifieke doeleinden kan een generieke taxonomie eenvoudig worden aangepast of een geheel nieuwe worden gecreëerd.
Als elke organisatie rapporteert met behulp van deze digitale standaard dan worden schier oneindige voordelen gerealiseerd. Door producenten van rapportages hoeft maar één document te worden gegenereerd in plaats van een specifiek rapport voor elke belanghebbende. Gebruikers kunnen de informatie eenvoudig vergelijken. De voor hen relevante informatie plukt men eenvoudig van het internet. Dit zou een enorme stap richting daadwerkelijke transparantie beteken. Het is voorlopig echter onrealistisch om te veronderstellen dat alle mogelijke rapportages in één wereldwijde taxonomie zullen worden gevat. Er zullen per land en zelfs per organisatie verschillende taxonomieën ontstaan. Maar dit is op geen enkele manier in het nadeel van XBRL. Operationele toegevoegde waarde door het gebruiken van XBRL kan direct worden gerealiseerd.
Elke organisatie die mandaat heeft over de wijze waarop andere entiteiten rapporteren, kan zelfstandig besluiten XBRL te implementeren. Men creëert een eigen taxonomie die onderdeel kan uitmaken van de groter geheel zoals bijvoorbeeld de IAS ‘Core Taxonomy’. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de Nederlandse toezichthouders het gebruik van XBRL op dit ogenblik onderzoeken. Standaardiseren van de structuur en context van rapportages is een eerste stap om een betere en efficiëntere informatievoorziening te realiseren. Dit heeft als resultaat een gestroomlijnd rapportageproces, versnelling van de gemiddelde tijd om de boeken af te sluiten en een beter interne financiële beheersing.

Digitaal rapporteren; graag!


Op één dag uit alle beschikbare data binnen een organisatie een jaarrekening samenstellen op basis van verschillende accounting standaarden. Door het toepassen van de moderne set van open standaarden en internet technologie, bestaat de mogelijkheid om actief informatie te vergaren. Interne standaardisatie en integratie met de onderliggende systemen levert een eenduidige en eenvoudige manier om efficiënt informatie te halen en geleverd te krijgen. Na het stroomlijnen van het interne rapportageproces kan op de informatie op maat beschikbaar gemaakt worden voor de belanghebbenden. Dezelfde rapportages voor meerdere toezichthouders, meerdere banken, of zelfs de belastingdienst stromen onveranderd door de rapportageketen ‘straight through reporting’. Zonder de bestaande applicaties te vervangen of door dure vendor gedreven oplossingen. Het klinkt te mooi om waar te zijn maar wie zich verdiept in de mogelijkheden van XBRL zal tot de ontdekking komen dat dit realiteit is. Men kan afwachten, maar zal dan door de toezichthouders en de belanghebbenden gedwongen. De noodzaak aan transparantie is zo groot dat ook uw organisatie digitaal zal gaan rapporteren.

XBRL is een open op XML gebaseerde standaard. Ontwikkeld door 150 organisaties verzameld in een internationaal consortium (‘XBRL dot org’). In Nederland is het Koninklijk NIVRA actief betrokken bij de ontwikkelingen. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet om een Nederlandse jurisdictie op te richten. In nauwe samenwerking met ECP.NL, het nationale kennis- en coördinatiecentrum voor elektronisch zakendoen, worden de mogelijkheden van een actieve jurisdictie onderzocht. Eventuele belangstellenden en de organisaties voor wie een snelle ontwikkeling van XBRL in Nederland van belang zijn, kunnen zich voorlopig nog wenden tot het NIVRA. Het grote voordeel van betrokken zijn bij de Nederlandse XBRL initiatieven is dat men de informatie uit eerste hand te krijgt en invloed kan uitoefenen op de ontwikkeling van deze digitale verslaggevingstandaard

Mark de Haas RE RA en Marcel Noordzij